23.03.2016 2 281

Как уменьшить расходы на связь и начать экономить?

Звонки сегодня обходятся не так дорого, но это лишь внешняя сторона, нередко обманчивая. Чтобы не позволять телефонным компаниям обирать себя, достаточно следовать нескольким простым советам.

Подбор тарифа - половина дела

Экономия нужна во всём, и особенно - в телефонии, а лучшим способом сократить траты здесь выступает умелая игра с тарифами. У стационарных абонентов в этом плане выбора практически нет, но есть множество вариантов экономии на мобильной связи. Ценовая политика большинства провайдеров условно делится на три сегмента:

• внутренний. Стоимость вызовов в пределах сети оператора отсутствует, звонки за её пределы (включая городские) при этом облагаются повышенной ставкой;
• сбалансированный. Внутрисетевые вызовы доступны, но небесплатные; как правило, установлены квоты на трафик. За пределы сети звонить дорого, но не настолько, как во «внутренних» пакетах;
• всё включено. За определенную (немалую) плату можно забыть о лимитах - звонки в любых направлениях по России будут совершенно бесплатными. Впрочем, такие ставки - определенно не для тех, кто задумывается, как экономить на связи.

На практике, безусловно, встречается куда больше вариантов, но те зачастую представляют собой комбинации упомянутого базиса. Значительной части пользователей достаточно проанализировать свои потребности и выявить основной вектор потребления. Но случаются и ситуации, когда пересмотра тарифного плана оказывается недостаточно.

Как не попасть в «ловушки» провайдеров?

Предложения с ростом спроса на услуги сотовой связи постоянно прогрессируют, а стоимость с каждым месяцем уменьшается. Но ни один провайдер не заинтересован в автоматическом переводе пользователя на более выгодную последнему ставку - ведь это означает потерю прибыли. Подключившись к определенному тарифу, люди редко следят за обновлениями, исправно продолжая платить завышенную цену. Поэтому для оптимальной экономии следует регулярно изучать новые ставки, подстраиваясь под изменения.

Иногда, однако, можно столкнуться и с настоящим коварством. Так, провайдеры нередко по умолчанию подключают дополнительные услуги - например, условно бесплатные SMS. Можно не пользоваться ими, но деньги будут исправно пропадать со счета. Технически и юридически это вполне законно, но вся хитрость заключается в том, что пользователя не уведомляют об этом напрямую. Условия оговорены в контракте или pre-paid оферте расплывчато либо «мелким шрифтом», который изучают лишь единицы.

Наилучшим решением здесь становится запрос в сервисный центр или на «горячую» линию техподдержки о детализации трат по счету. Пользователь может потребовать у оператора выписку-квитанцию со счетом за услуги или хотя бы устное уведомление. Получив конкретную информацию, можно легко «отсечь» ненужное, тем самым ещё больше сэкономив.

Как сэкономить с помощью MNP - услуги по смене оператора?

Многих не устраивает не только пакет услуг, но и отсутствие подходящего тарифа за приемлемую цену. Проблема эта также решаема - достаточно перейти к другому оператору, условия которого вас удовлетворят. При этом можно сохранить старый номер, воспользовавшись услугой MNP - переносом номера в ведение третьей провайдерской службы. Следует, однако, учитывать, что процедура далеко не бесплатная и довольно хлопотная, кроме того, на время (до суток) она выводит номер из сети без возможности использования.

В большинстве ситуаций люди обходятся альтернативным решением - одновременным использованием нескольких телефонов. Метод позволяет с выгодой «лавировать» между ставками, но у него есть два существенных недостатка. Во-первых, придется тратить деньги на новые телефоны - весьма недешевое удовольствие сегодня. Во-вторых, носить с собой несколько аппаратов неудобно, учитывая размеры современных смартфонов. Те, кому такой подход представляется неприемлемым, могут выбрать очередную альтернативу - звонки через Интернет.

Онлайн-мессенджеры: преимущества и недостатки

Так, в последние годы значительную популярность набирают online-мессенджеры, работающие через Интернет: Viber, Skype и им подобные программы. Большинство из них бесплатны - оплачивается лишь использованный трафик, расходующийся при отключенных обновлениях весьма скромно. У онлайн-телефонии есть ряд преимуществ, что выводит её в лидеры среди альтернативных коммуникаций:

• стационарный Интернет сегодня доступен в большинстве регионов России, и мобильный ушел от него недалеко со всплеском развития 3G- и -сетей в стране. Таким образом, вопрос о том, как уменьшить расходы на связь, теряет актуальность - такая коммуникация совершенно бесплатна в привычном её понимании;
• роуминг даже сегодня остается «бичом» путешественников - ведь иногда приходится платить даже за сам факт нахождения в сети. Но достаточно, даже не вставляя в аппарат SIM-карту, подключиться к Wi-Fi - и можно говорить в мессенджере совершенно бесплатно;
• большинство программ позволяет обмениваться не только голосовым трафиком, но и мультимедиа-материалами - фото, видео, текстами и т.д. Поэтому их использование открывает большие перспективы, чем стандартный мобильный телефон.

Но есть и два фактора, напрочь перечеркивающих все достоинства метода для некоторых пользователей. Самое весомое - малое распространение самих мессенджеров; второе - невозможность звонить на мобильные и . Но и эта проблема решаема!

Интернет вместо телефона - это реально

Немногие знают, что проблема с мессенджерами имеет простое и гармоничное решение. Вся загвоздка в том, что более 90% такого ПО использует для передачи данных технологию SIP , построенную на специальных сетевых протоколах.

Ни одна утилита не имеет эксклюзива на работу с протоколами, и потому в данной технологии давно и успешно освоились специализированные провайдеры. Фактически, абонент СИП-сети получает самый обыкновенный номер - например, городской. Но условия его обслуживания разительно отличаются от стандарта:

• звонки проходят в онлайн-среде, но при этом абонент может запросто звонить на любой из прямых и федеральных номеров. Благодаря тому, что в качестве ретрансляторов выступают уже существующие сети, а необходимости в создании собственных нет, стоимость звонков намного ниже, чем в «традиционной» мобильной связи;
• качество передачи практически в любой ситуации идеально. Безусловно, если в зоне нахождения абонента нет доступа в Интернет, позвонить ему не получится. Но для бытового использования достаточно минимального сигнала;
• абонент абсолютно свободен географически. В арктической пустыне и в тропиках Южной Америки он сможет преспокойно звонить в любом направлении - если, конечно, ему удастся найти точку доступа в Internet.

Перечень можно продолжать еще долго, но уже становится понятно, что это идеальный коммуникатор для городского жителя.

Как получить лучшую связь по меньшей цене?

Главной проблемой в работе с SIP-провайдерами становится непосредственный выбор.. Пакет услуг будет особенно полезным корпоративным абонентам.

• Возможность быстрого подключения и настройки любых дополнительных номеров, включая 8-800 (бесплатных горячих линий). Практика показывает, что использование таких линий существенно увеличивает количество обращений. Учитывая демократичный прайс на подобные услуги, можно сказать, что линия станет отличным инструментом для расширения бизнеса.
• Для начала работы не понадобится покупать специфическую аппаратуру - доступ ко всем возможностям СИП-пользователь получает по умолчанию. Нужен смартфон или компьютер с выходом в Интернет - этого «набора» достаточно не только для бытовых разговоров, но и для организации работы оператора колл-центра.
• Любые автоматизационные функции можно реализовать в считанные минуты. Автозапись разговоров, сценарии обработки вызовов, иерархическая переадресация и прочее - всё доступно каждому абоненту в один клик в личном кабинете.
• В случае возникновения неполадок или вопросов можно обратиться в круглосуточную техподдержку, оперативно реагирующую на любые запросы.

Максимально лояльные тарифы для экономных звонков по России и за рубеж в сочетании с широким функционалом провайдера делают сайт идеальным решением в контексте экономии. Заключив договор, вы сможете на собственном опыте убедиться, насколько удобной и качественной может быть современная телефония, как легко экономить на сотовой связи.

Теги:

Большинство компаний ищут пути снижения своих издержек. Основной вопрос, который стоит перед руководителем - какие расходы можно сократить без ущерба для рабочего процесса?

Одна из затратных статей, которую можно безболезненно уменьшить на 30-60%, это расходы фирмы на сотовую связь. На деле многие руководители не используют эту возможность. Причины - запутанность тарифных предложений операторов, сложность учета, а главное - незнание инструментов, которые созданы для решения подобных задач.Давайте рассмотрим, какие шаги нужно предпринять, чтобы построить правильную систему управления корпоративной сотовой связью.

Во-первых, необходимо установить правила, по которым будут осуществляться расчеты между организацией и сотрудниками. Другими словами, нужно решить, какие из услуг оплачивает организация, а какие - сам работник. Разделение расходов может быть организовано на разных принципах:

1. Компания устанавливает лимит компенсации расходов по каждому сотруднику. Сумму в пределах лимита оплачивает организация, сверх лимита - сотрудник.

2. Компания оплачивает звонки, совершенные по служебной необходимости, личные звонки оплачивает работник.

3. Предприятие оплачивает переговоры, произведенные в рабочее время.

Во-вторых, необходимо заказать у оператора связи ежемесячную рассылку детализированного счета на e-mail. Детализация - подробная расшифровка всех звонков и других услуг по каждому номеру в электронном виде.

Наконец, важно организовать ежемесячную, системную работу с полученными счетами: анализ данных, проведение взаиморасчетов с сотрудниками, включение данных в бухгалтерскую отчетность.

Итак, перейдем к рассмотрению тех способов и механизмов, которые позволяют решить задачу снижения корпоративных мобильных расходов:

1. Установление контроля над звонками и другими услугами сотрудников, а также назначение простых и понятных правил для взаиморасчетов, будет поощрять работников использовать мобильную связь именно в производственных, служебных целях. При этом предприятию не нужно будет оплачивать личные звонки сотрудников и другие услуги (например, сообщения на «короткие» номера).

2. Расходы на связь в производственных целях, подкрепленные соответствующими документами, могут и должны быть списаны на затраты предприятия и соответственно уменьшать налоговую нагрузку на фирму. В соответствии с п.1 статьи 252 НК, письмом Минфина от 27 июля 2006 г. №03-03-04/3/15, письмом Минфина от 5 июня 2008 г. №03-03-06/1/350, для того, чтобы обосновать отнесение затрат на служебную связь к прочим расходам, достаточно подготовить следующие документы:

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Приказ руководителя об утверждении перечня должностей работников, которые в силу исполнения ими обязанностей используют сотовую связь, при необходимости можно указать суммы ежемесячных лимитов;

Если расчеты с сотрудниками построены по принципу разделения служебных и личных переговоров - детализированные счета оператора связи с выделением служебных звонков

3. Выбор наиболее выгодного тарифного плана и подключение дополнительных услуг, подходящих для конкретного телефонного номера. Операторы постоянно вводят новые тарифы, опции, проводят всевозможные маркетинговые акции для привлечения абонентов. Грамотное использование всех этих услуг позволяет значительно сократить расходы на связь. Главная сложность - оптимальные тарифы и опции для разных абонентов даже внутри одной организации серьезно отличаются, и их разбор «вручную» почти невозможен. Здесь нужно довериться специализированным программам, которые вычислят оптимальный тариф, основываясь на статистике звонков за прошлые периоды.

В последние два года на рынке появились несколько компьютерных программ, которые позволяют свести к минимуму количество ручного труда при обработке электронных детализаций. Сравним несколько популярных решений. Все описанные ниже программы «умеют» читать детализированные отчеты за сотовую связь разных форматов, позволяют вести адресную книгу, делать разнообразные выборки и отчеты, создавать правила лимитов и компенсаций для разных групп абонентов. Рассмотрим характерные особенности каждой из них.

«Анализатор счета» - программный комплекс, который предлагает своим корпоративным клиентам компания «Билайн». Единственное в России решение непосредственно от оператора связи. Программа написана на базе 1С внедренческим центром «РАРУС», выпущена в 2007 году.

Преимущества:

Позволяет загружать данные непосредственно с сервера оператора, без промежуточного заказа детализированных отчетов;

Осуществляет обмен данными с типовыми конфигурациями «1С: Зарплата и кадры 7.7», «1С: Зарплата и управление персоналом 8», «1С: Бухгалтерия 7.7», «1С: Бухгалтерия предприятия 8»;

Позволяет рассылать отчеты для ознакомления сотрудникам по электронной почте.

Недостатки:

Работает только с детализациями «Билайн»;

Требуется установка MS SQL сервера;

Нет функции подбора оптимальных тарифных планов;

Высокая цена - от 1000 до 8000 рублей в месяц, в зависимости от количества номеров в организации;

Низкая скорость работы.

«Анализ расходов на мобильную связь» .Выпущен компанией Mtsoft в 2007 году

Преимущества:

Бесплатная версия поддерживает до 10 телефонных номеров;

Работает с большинством форматов детализаций;

Может хранить данные в нескольких базах;

Позволяет строить графики расхода средств;

Стоимость - 5000 руб. независимо от количества номеров.

Недостатки:

Нет функции подбора оптимальных тарифов.

Корпоративная версия программы « Tarifer» . Разработана компанией Tarifer.ru и запущена в коммерческую эксплуатацию в середине 2008 года, но несмотря на «юный» возраст, обладает, пожалуй, наибольшим функционалом.

Преимущества:

Поддерживает наибольшее число форматов детализаций операторов РФ и Украины;

Позволяет вычислять оптимальные тарифные планы и опции по каждому номеру. База данных тарифов обновляется ежедневно;

Содержит базу междугородних и международных кодов и кодов операторов связи, благодаря которым автоматически определяется направление звонка, можно строить отчеты по МГ и МН связи;

Обладает наибольшей скоростью загрузки детализаций и построения отчетов;

Стоимость - от 100 до 900 рублей в месяц (в зависимости от количества номеров);

Позволяет строить произвольные выборки и отчеты (содержит мастер построения отчетов).

Недостатки:

Бесплатная версия для частных лиц обладает урезанным функционалом и ограничением в 5 номеров.

Построение грамотной и экономически эффективной корпоративной связи не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное в этом деле - понимание основ бухучета, использование современных инструментов, и …желание добиться успеха!

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье:

Какие результаты могут дать переговоры с поставщиком услуг связи.

Как данные биллингового отчета помогут Вам в сокращении затрат.

Каким образом лучше организовать связь в компаниях, имеющих филиалы.

Имеет ли смысл менять тариф или оператора связи.

Сколько можно сэкономить, используя IP-телефонию.

Оптимизировать расходы на связь можно при помощи как организационных, так и технических решений. Прежде чем подробнее рассмотреть те и другие, сделаю оговорку. Многие термины в этой статье – такие как IP телефония, приземление трафика, биллинговый отчет – возможно, будут Вам незнакомы. Но в наши дни любому руководителю небесполезно хотя бы примерно представлять, что они означают. Поэтому пугаться не надо – всему можно научиться. В самом деле, мы сейчас каждый день спокойно пользуемся тем, что нашим бабушкам и дедушкам кажется немыслимо сложным: компьютером, мобильным телефоном… Впрочем, многие бабушки и дедушки тоже вполне освоили мобильник – даже научились набирать эсэмэски. Давайте же и мы, не боясь мудреных слов, перейдем к нашей теме.

Проведите переговоры с поставщиком услуг связи

Это первый и самый главный шаг. Такие переговоры нужно провести со всеми операторами: проводной связи, мобильной сети, интернет-провайдером, поставщиком иных телекоммуникационных услуг. Ваша цель – остаться их клиентом, добившись при этом удешевления сервиса. Чтобы достичь этой цели, объявите тендер на поставку услуг связи. Так можно добиться 40–50-процентного сокращения затрат, ничего не меняя – ни оператора, ниинженерные коммуникации. Этот способ особенно хорош именно сейчас, потому что в кризис все поставщики стали намного гибче и сговорчивее, а операторы связи в целом по рынку снизили свои предложения почти на 50%.

Проанализируйте биллинговый отчет

Договоритесь с оператором о предоставлении биллингового отчета – документа, фиксирующего все входящие и исходящие звонки. Практически у всех поставщиков эта услуга бесплатна. Помимо отчета, можно запросить и его анализ, который покажет, кто из сотрудников больше всех звонит и чьи переговоры особенно затратны. Если у Вашей компании устаревшая мини-АТС, не исключена проблема с определением исходящих звонков: Вы не увидите, кто звонил. Я рекомендую в таком случае заменить ее (современная мини-АТС стоит в пределах 2–4 тыс. долл. США). После этого Вы сможете отслеживать, с какого рабочего места и куда звонили, а также сколько времени длился каждый разговор. Полученная информация позволит Вам принять необходимые меры – например, ограничить доступ к междугородней и международной связи тем, на чью работу это не повлияет. При этом раз в квартал есть смысл пересматривать списки сотрудников с ограниченным доступом соответственно изменениям функциональных обязанностей специалистов. Также выясните, в каких случаях Вашим работникам действительно не обойтись без телефона. Все прочие коммуникации переведите в Интернет. Распоряжением по компании предпишите использовать для общения с коллегами, партнерами, а в некоторых случаях и с клиентами такие средства, как электронная почта, интернет-мессенджеры (ICQ и т. п.), Skype.(см. Какие возможности дает Skype). Эти каналы связи намного дешевле – расходы снизятся в 20–25 раз.

Какие возможности дает Skype

Skype – бесплатная программа, которую Вы можете установить на обычный настольный компьютер или ноутбук. Все, что потребуется

дополнительно, – это микрофон и наушники. Скачать программу можно на сайте www.skype.com.

Skype позволяет:

• бесплатно звонить через Интернет другим пользователям программы (поддерживается аудио- и видеосвязь, возможно проведение видео-конференций), а также переписываться с ними (можно посылать сообщения как одному, так и сразу нескольким адресатам);
• звонить за деньги на номера проводных и мобильных сетей (в этом случае компания все равно экономит, так как тарифы у Skype ниже, чем у операторов телефонной связи).

Сегодня многие компании перешли на Skype. Проводятся даже конкурсы на лучшее использование этой программы. По словам участников таких конкурсов, Skype дает возможность предприятиям сэкономить от 30 до 80% расходов на телефонную связь. Особо стоит сказать о панели управления «Skype для бизнеса». Это бесплатное веб-приложение предоставляет детализированный отчет о звонках корпоративных пользователей программы, существенно упрощая не только контроль затрат на связь, но и, например, управление интенсивностью работы отдела продаж и других подразделений, деятельность которых предполагает постоянные телефонные переговоры.

По материалам книги Глеба Архангельского «Работа 2.0. Прорыв к свободному времени»

(М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010)

Подумайте о смене тарифа

Если Ваша компания рассчитывается за мобильную связь по тарифу с абонентской платой, не исключено, что лучше его сменить на тариф с повременной оплатой. В ряде случаев это позволяет оптимизировать расходы, и многие предприятия уже использовали такую возможность. Однако отказ от тарифа с абонентской платой не всегда выгоден, поэтому, прежде чем решиться на этот шаг, убедитесь, что он действительно даст желаемый результат. Есть еще один способ сэкономить: попробуйте договориться об абонентской плате, равной средним месячным расходам предприятия на сотовую связь (или даже чуть меньшей). Замечу, однако, что этот способ подойдет лишь тем компаниям, у которых число подключенных по договору телефонов больше 25: притменьшем количестве номеров оператор вряд ли согласится предложить Вам какие-то особые условия. Кроме этого, небесполезно изучить тарифы другого оператора: возможно, они окажутся выгоднее. Я, например, сэкономил на связи именно благодаря смене оператора. Также разберитесь, кому из Ваших сотрудников на самом деле нужен мобильный телефон, а кто может обойтись и без него. Например, офисным работникам, в чьи обязанности не входят разъезды, мобильник можно и не оплачивать. Если же Вам требуется, чтобы все сотрудники всегда были на связи – даже при перемещении по офису, – купите им переносные аппараты (они называютсят DECT-телефоны).

Переадресуйте все звонки в головной офис

Это будет полезно компаниям, имеющим филиалы. Перенаправление выполняется средствами IP-телефонии: телефонная станция филиала подключается через Интернет к станции головного подразделения так, чтобы исходящие звонки по традиционной проводной связи шли только из центрального офиса. После этого все переговоры компании обслуживаются одним оператором, и при таком солидном трафике предприятие может рассчитывать на скидку. Кроме того, звонки из филиалов и сами по себе становятся дешевле, так как тарифы на международные и междугородние переговоры в крупных городах (где обычно и располагаются головные офисы) ниже. Наконец, использование такой схемы облегчает Вам контроль звонков – все переговоры теперь фиксируются в едином биллинговом отчете. Расскажу о крупном предприятии с головным офисом в Санкт-Петербурге и производственными площадками в Ленинградской области и других регионах России. Анализ расходов на связь показал руководству, что особенно затратными оказываются постоянные переговоры между офисом и производствами. После этого телефонные станции на местах были подключены к станции в Петербурге с введением на всем предприятии единых внутренних номеров, что позволило сократить затраты почти в 10 раз.

Используйте IP-телефоны

Для этого Вам придется дооснастить свою телефонную станцию (или приобрести новую). Звонки с IP-телефонов идут через Интернет, а затем приземляются* местным оператором и доходят до абонента проводной связи. Такая схема обеспечивает экономию в 4–10 раз. Аппараты проводной связи стоят от 20 до 50 долл. США, IP-телефоны – от 100 до 400; телефонные станции, совместимые с IP-телефонами, в полтора-два раза дороже обычных. Но эти инвестиции окупятся быстро. Допустим, сейчас Ваша компания ежемесячно платит за телефонную связь 100 тыс. руб. Тогда после перехода на IP-телефоны затраты составят максимум 10 тыс. руб. в месяц (в основном это будет плата за приземление трафика). Таким образом, ежемесячный выигрыш в 90 тыс. руб. позволит окупить расходы на технику за год. Помимо этого, можно экономить и на объеме исходящего трафика: IP-телефонные станции позволяют запрограммировать любые ограничения – например, блокировать звонки работников по всем номерам, не входящим в заранее составленный список. Такие меры, как правило, вызывают недовольство сотрудников, но, если компания хочет снизить затраты на связь, не стоит принимать это в расчет – в конце концов, у каждого есть личный мобильник, которым можно пользоваться для решения любых нерабочих вопросов.

* Приземление – перевод звонка, идущего через Интернет, в формат, воспринимаемый аппаратом проводной связи.

Внедрите электронную систему обмена информацией

Это более сложный способ, предполагающий разработку специальной программы с учетом потребностей именно Вашей компании и либо установку ее на компьютеры Ваших контрагентов, либо предоставление им доступа к Вашему интернет-ресурсу. В одной из компаний, где я работал, такая электронная система позволила добиться 30-процентного сокращения расходов на связь, обеспечив экономию более 100 тыс. руб. в месяц, так что затраты на создание программного продукта окупились за полгода. На том предприятии 80 менеджеров по продажам постоянно сидели на телефоне, то предлагая товары, то принимая заказы. Наименований продукции было около 4000; звонки шли по всей России. Дорогие IP-телефоны компания покупать не хотела, а более дешевые не прошли тестирования: бесперебойной связи они не обеспечивали, зато тормозили работу компьютеров. Когда же была внедрена новая система, работа стала строиться так: все данные (по наименованиям, наличию продукции и т. п.) постоянно обновлялись; клиенты сами ставили галочки напротив нужных им товаров и вписывали требуемое количество; заказ автоматически обрабатывался, после чего автоматически же отправлялся запрос подтверждения; клиенты подтверждали заказ нажатием одной кнопки; наконец заказ попадал к менеджеру по продажам, у которого теперь не возникало никакой необходимости связываться с клиентом по телефону (разве что в исключительных случаях). Таким образом мы не только сократили расходы на связь, но и значительно уменьшили ресурсные затраты на оформление заказов, что позволило поднять производительность труда и снизить издержки на персонал.

Остерегайтесь необдуманных решений

Хочу предостеречь Вас от резких и необдуманных решений. Не всегда, чтобы сэкономить, необходимо что-то сокращать. Ищите варианты, сравнивайте. В наши дни максимально доступная и надежная связь – непременное условие ведения дел. Она так же необходима Вашим сотрудникам, как и связки нашим суставам. Неадекватное сокращение затрат может затормозить рост Вашего бизнеса и воспрепятствовать его успеху.

Белоусов Максим, управляющий директор. Банк «КИТ Финанс», президент Санкт-Петербургского клуба IT-директоров, председатель комитета по IT при Санкт-Петербургской торгово-промышленной палате.

Часто учет мобильной связи в компаниях сводится к тому, что сотрудникам назначается определенный лимит расходования, а сумма превышения удерживается из зарплаты. По словам Алексея Уколова, коммерческого директора сервиса Tarifer.ru, помогающего определить оптимальный тариф, такой подход может навредить бизнесу: потратив все деньги на личные звонки, сотрудник начинает экономить на телефонных переговорах с клиентами . А иногда просто невозможно отследить, сколько было потрачено на связь по каждому номеру. Уколов приводит такой пример: в стандартной корпоративной PDF-детализации от «Билайна», чтобы вычислить сумму расходов по конкретному номеру, необходимо сложить итоги из шести разделов, добавить НДС и еще 1,2% («надбавка за услуги связи»).

Как сокращать затраты без ущерба для бизнеса?

Выбор тарифа

Сергей Мерзликин, начальник ИТ-отдела компании «Конверсия-Жилье» , производящей стройматериалы, рекомендует начать сокращение расходов с периодического изучения тарифов оператора и выбора оптимальных вариантов для сотрудников. Для этого надо хотя бы раз в год составлять таблицу потребления услуг по каждому номеру за несколько месяцев. Затем вычисляются затраты на эти услуги по нескольким тарифным планам — упрощенные формулы расчета можно составить самостоятельно. Такой расчет позволяет оценить общую картину и выбрать оптимальный тариф. Сами сотрудники обычно либо не могут контролировать расходы (не получают детализацию расходов), либо ленятся это делать.

При расходах компании на мобильную связь от 500 000 рублей в месяц точно нужно вести переговоры с провайдерами о получении корпоративных скидок.

Система лимитов

Во владимирской инженерно-технологической фирме «Системы и технологии» больше двухсот сотрудников, многие часто в командировках по России и за границей. Мобильной связью приходится пользоваться много, и когда количество рабочих номеров превысило полсотни, потребовалось по-новому наладить финансовый и организационный учет расходов. Сократить затраты на связь почти на треть позволила система лимитов и отчетности сотрудников за их превышение. Теперь всегда можно сказать, сколько было потрачено на рабочие, а сколько на личные разговоры. С ростом количества используемых SIM-карт у оператора удалось получить хорошие скидки, что позволило сократить не только корпоративные расходы, но и сделать личную связь выгоднее для сотрудников.

Упростить работу по сокращению расходов помогла специальная программа — анализатор счета. Она автоматически составляет отчет для сотрудника (сами звонки и стоимость, превышение лимита) и отчет для администрации (общие расходы на связь по подразделениям и сотрудникам). Для разных групп сотрудников могут быть заданы десятки разных лимитов. Например, лимит месячных расходов может выглядеть так: 500 рублей на местные звонки, 300 рублей на межгород, 100 рублей на мобильный интернет, роуминг запрещен, 20 SMS. Любое превышение из этого списка оплатит сам сотрудник.

Разделение номеров на личные и служебные

Начальник ИТ-департамента «Систем и технологий» Андрей Комиссаров говорит, что выбор тарифа для сотрудника зависит от его категории — отдел маркетинга больше использует сотовую связь, а водители меньше. Каждый сотрудник заполнил заявление и знает, что за превышение лимита придется написать объяснительную, иначе сумма автоматически вычитается из зарплаты, все расходы по неслужебным номерам также оплачиваются самостоятельно. После получения отчетов из сотовой компании программа автоматически рассылает по электронным адресам детальный отчет, причем разделение на личные и служебные номера уже хранится в самой программе. У сотрудников есть две недели, чтобы предоставить отчеты о превышении лимитов в финансовую службу и заявить новые служебные номера, разговоры по которым не будут вычтены из зарплаты. Вместе с объяснительными документами стандартный табличный документ Excel с отчетом о превышении лимитов поступает финансовому директору и далее в бухгалтерию. Примерно раз в квартал лимиты сотрудников могут быть пересмотрены.

Налоговая экономия на телефонных разговорах

Существуют программы, которые решают задачу учета детализаций . Информация от оператора загружается в систему, что позволяет построить статистические и аналитические отчеты для наглядного мониторинга расходов. С использованием такой программы можно настроить более сложные правила разделения расходов между компанией и сотрудником, чем просто лимит. Самый понятный пример — введение списка служебных номеров, звонки на которые оплачиваются работодателем. Этот список можно ежемесячно уточнять и дополнять, что также позволяет содержать в актуальном состоянии телефонную книгу контрагентов, с которыми общаются сотрудники . Еще одно применение списка служебных номеров — это возможность обосновывать в налоговой инспекции списание на затраты всех расходов на служебные звонки . Мало кто пока применяет это на практике именно из-за того, что необходимо подготовить отчеты для налоговой, а вручную это сделать невозможно. Софт этот процесс автоматизирует.

Компьютерные программы отчетности

Многие опрошенные эксперты из компаний, которым уже удалось сократить расходы на связь, рекомендуют обязательно внедрять специальное программное обеспечение — анализатор счета. Он помогает автоматизировать процесс отчетности по затратам на связь для бухгалтерии и ответственного за мобильную связь. Сотрудникам с такой программой легче разобраться в своих расходах и снизить их. Компании же софт позволяет не оплачивать личные переговоры персонала и экономить на налогах.

Вот несколько примеров софта для оптимизации расходов на связь.

Единственное решение, которое предлагает сам оператор. Разработки МТС и «МегаФона» пока не распространены. Внешний вид программы простой и понятный, ведь его разрабатывали маркетинговые специалисты «Билайна». Просто интегрируется с программами 1С для расчета зарплаты и бухучета, а для бухгалтера работа осуществляется внутри привычных окон 1С.

Цены: если у компании на счету до 50 номеров, обслуживание обойдется в 1000 рублей, более 300 — в 8000 рублей в месяц. Первый месяц работы бесплатно.

Единственная программа с функцией подбора выгодного тарифа для сотрудников.

Цены: Небольшие компании могут оплачивать использование ежемесячно — цена до 2500 рублей. Альтернатива — единовременный платеж за лицензию, в этом случае каждые 50 номеров обойдутся примерно в 7000 рублей. Версия программы с подбором тарифов стоит примерно вдвое дороже. Первый месяц — бесплатно.

Собственная разработка небольшой компании.

Цены: установка на один компьютер стоит около 3000 рублей, любые последующие обновления бесплатны. Дополнительные работы по настройке — до 20 000 рублей. Демо-версия для 10 номеров — бесплатно.

Простая интеграция в систему электронного документооборота на базе SharePoint является преимуществом этой программы. Просто установить ее нельзя, требуется полноценное внедрение от системного интегратора.

Цены : от 1 млн рублей плюс затраты на любые доработки.

Каковы бы ни была деятельность компании, основные статьи расходов будут включать в себя определенные затраты на связь и коммуникации. Естественным является стремление деловых людей оптимизировать свои расходы при условии получения максимальной прибыли. Одним из технологических решений такой задачи является установка IP ATC на базе Asterisk , к которой могут быть подключены различные операторы. Это означает, что вы можете выбрать наиболее оптимальный для своего рода деятельности пакет мобильного оператора, сократить расходы на телефонную связь, международные звонки и звонки по России.

Задача получить наибольшую прибыль при наименьших затратах прекрасно может быть решена с помощью внедрения цифровой телефонии. Сочетание высокого качества с приемлемой ценой характеризуется различными направлениями.

Снижение затрат на оплату международных, междугородных, мобильных звонков

Тарифы действующих операторов IP-телефонии значительно ниже стоимости услуг любых операторов обычной междугородной связи, можно выбрать безлимитные варианты, имеющие соответственно фиксированную стоимость, а можно использовать и функции поминутной оплаты. Дешевизна связи ни в коем случае не означает низкого качества, все объясняется очень просто. Используется совершенно новый способ передачи информации со значительным уменьшением затрат на оборудование и обслуживание каналов связи.

Снижаются затраты для разговоров не только с клиентами и партнерами, а и внутри действующих подразделений вашей компании, находящихся в удаленных местах. Особо эффективным это становится для бизнеса, имеющего сеть в различных городах (торговые, строительные, финансовые организации). При использовании IP-ATC Asterisk звонки, осуществляемые внутри сети, не требуют выделения дополнительных средств. Более того, вы будете иметь возможность бесплатно пользоваться услугами городских линий филиала вашей компании, выполняя звонки партнерам и клиентам.

Естественным будет и снижение расходов на коммуникации с абонентами, пользующимися мобильной связью , поскольку стоимость разговора через стационарные телефоны в таких случаях может даже превышать междугороднюю. Использование GSM – шлюзов дает возможность связываться с абонентами мобильной связи по тарифам их операторов. При звонке на номер мобильного телефона АТС автоматически направляет звонок GSM – шлюз, что, безусловно, дает значительную экономию средств.

Экономия на стоимости каналов связи

Внедрение IP-ATC на базе Asterisk предполагает оптимизацию расходов на мобильную связь на основе получения номеров по протоколу SIP от телефонных компаний через Интернет. Отпадает необходимость правильного распределения нагрузки на телефонные номера вашей компании, ограничения их количества. Среди преимуществ особо важным является возможность сохранять номер при изменении физического адреса компании, места расположения вашего офиса. Кроме того, имея многоканальный номер, вы сможете принимать неограниченное число входящих звонков . Учтем и то, что при реализации полного перехода на IP-телефонию вы не нуждаетесь в прокладке новой телефонной проводки, поскольку все телефоны будут подключаться к сети Интернет.

Компания VGDnet Media при установке данного вида телефонии гарантирует рационализацию расходов на техобслуживание не только каналов связи, но и соответствующего оборудования. Ведь переход к IP-телефонии предусматривает автоматизированное обслуживание, поскольку все телефонные сигналы будут распространяться через компьютерную сеть. Естественно, это приводит к сокращению должностей телефонистов. За связь, так или иначе, уже будет отвечать отдел автоматизации.

Снижение расходов на рекламу и продвижение контактных данных компании

Как уже указывалось, выше предлагаемый вид телефонии позволяет сохранять номер при изменении физического адреса компании. На самом деле это очень серьезная статья расходов при изменении контактных данных. Реклама новых номеров, оповещение об изменениях клиентов и партнеров фирмы занимает много времени и сил, соответственно, требует вложения новых средств. Получая телефонные номера через интернет по протоколу SIP, либо используя Volp-шлюз можно избежать таких проблем при условии установки IP-ATC на базе Asterisk. Сокращая расходы на рекламу и продвижение, естественно, вы способствуете быстрой окупаемости затрат на оборудование.

Отметим, что использование такого вида телефонии дает возможность систематизировать контроль расходов на сотовую связь, поскольку изначально предполагается введение функций записи разговоров и статистики выполненных контактов. Это играет также и организационную роль, так как сотрудники отказываются от ведения разговоров в личных целях в рабочее время за счет компании.

Обратим внимание на то, что главное преимущество представляемого вида связи – это качество и мобильность , что, безусловно, играет решающую роль в развитии современного бизнеса. Опыт клиентов, установивших с помощью VGDnet Media IP ATC, подтверждает высокую степень функциональности этого вида телефонии и с точки зрения материальной выгоды, и в плане оптимизации производственного процесса.

Высокое качество при демократичной цене, разнообразность современного функционала коммуникаций являются основными факторами экономически выгодного вложения в установку IP ATC.